Личный помошник
В современном мире работа руководителя или владельца компании сопряжена с большим кругом обязанностей, часть из которых он вынужден делегировать. В этом директору помогает личный секретарь, человек, который способен оперативно решить любой организационный вопрос, грамотно спланировать распорядок дня руководителя, подготовить материалы для совещаний и вести протокол, вежливо и деликатно общаться по телефону, выполнять личные поручения шефа, а также быть лицом компании, соответствующем статусу фирмы. Для руководителя личный помощник – это доверенное лицо, которому можно поручить решение даже самой деликатной проблемы. Согласитесь, это очень удобно.
РАЗБЕРЕМСЯ В СПЕЦИФИКЕ: СЕКРЕТАРЬ, СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ, ОФИС-МЕНЕДЖЕР, ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ.
Административная должность может называться по-разному, точно так же как продавец может быть супервайзером, менеджером по работе с клиентами или работником в зале магазина. В нашем случае путаница может возникнуть в определении «секретарь», «секретарь-референт», «офис-менеджер» и «личный помощник руководителя».
В обязанности СЕКРЕТАРЯ входит:
- Работа с корпоративной почтой. Секретарь должен уметь сортировать письма и перенаправлять их лицам, ответственным за решение, указанных в теле письма вопросов;
- Работа с телефоном. Точно так же как в случае с почтой, важно понимать, с кем нужно соединить звонящего. Кроме того, необходимо понимать, какие звонки стоит деликатно и вежливо отклонить;
- Организация встреч, переговоров и совещаний. Обычно для этого требуется забронировать помещение и подготовить необходимые материалы, проверить работоспособность оборудования;
- Информирование и оповещение сотрудников офиса о важных и значимых мероприятиях;
- Заказ канцтоваров и расходных материалов в офис.
Часто этими обязанностями круг обязанностей не ограничивается, секретаря всегда могут попросить выполнить личную просьбу. Например, приготовить чай или заказать воду в офис. Если подытожить, то секретарь – это мультизадачная профессия, требующая от претендента особых навыков, умений и определенного характера – покладистого и спокойного.
В обязанности СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА входит:
- Работа с почтой, как и в профессии секретаря;
- Работа с телефоном, как в профессии секретаря;
- Прием гостей и клиентов;
- Прием документов от курьерских служб;
- Работа по сканированию и копированию документов;
- Заказ билетов и бронирование отеля по требованию руководителя.
Как мы видим, список обязанностей немного изменился, стал немного больше, но проще. Другими словами, референт выполняет всем известные задачи, с которыми может справиться человек без высшего или специального образования или опыта в работы в административной должности.
В обязанности ОФИС-МЕНЕДЖЕРА входит:
- Руководство секретариатом;
- Руководство уборщицами и курьерами;
- Организация делопроизводства;
- Организация архива и хранения документов;
- Ведение протоколов совещаний;
- Выполнение переводов по запросу руководства;
- Ведение табеля рабочего времени;
- Отдельные поручения руководства.
Эта профессия требует соответствующего образования и опыта работы. В такой должности может уверенно себя чувствовать менеджер, архивариус или выпускница профильного ВУЗа, готовая на практике применить полученные знания. Как мы видим, круг обязанностей изменился и стал более специфическим. Однако и зарплаты у офис-менеджеров отличаются от зарплат секретарей и референтов в большую сторону.
В обязанности ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА входит:
- Полный список обязанностей секретаря;
- Сопровождение руководителя во время важных сделок;
- Работа с первыми лицами компаний от лица руководства компании;
- Выполнение переводов по запросу;
- Организация рабочего дня руководителя;
- Работа в приемной.
Как мы видим, обязанности стали более личными, престижными и ответственными, каждая из задач требует тщательного внимания со стороны помощника руководителя, так как от результата его работы зависит статус фирмы и руководителя. Чаще всего подобная профессия фигурирует в трудовой книжке как «секретарь руководителя».
