Ассистент руководителя в Москве

Вакансия.№ : 24432

Тип позиции : Личный ассистент

Описание : Ассистент руководителя в Москве. Руководитель - женщина.

Требования : ·        Аналогичный опыт работы помощником или ассистентом руководителя (первое лицо) от 3-х лет.
·       Оконченное высшее образование;
·        Готовность быть на связи 24/7 (ответить на звонок);
·        Формат “правая рука руководителя” — Вы в курсе всего важного, с гибким графиком и максимальной вовлечённостью и поэтому режим 24/7 будет иметь место в Вашей работе.
·        Уверенный ПК пользователь, знание основных офисных программ и техники;
·        Умение организовать онлайн связь, совещание и пр.
·        Знание делового этикета.
·        Готовность к работе в режиме многозадачности и быстроту мышления.

Обязанности : ·        Планировать рабочий день руководителя;
·        Фильтровать приоритетные задачи и события;
·        Уведомлять руководителя о запланированных мероприятиях, в случае необходимости вносить корректировку;
·        Уведомлять об изменениях во встречах руководителя и участников встречи от Общества;
·        Организовывать совещания (подготавливать необходимые материалы, список участников);
·        Предоставлять информацию по запросу руководителя в доступном к пониманию и оценке виде;
·        Организовывать участие руководителя в мероприятиях различного уровня (узнавать все детали и предоставить развернутую информацию о мероприятии, адресе, условиям прохода. Подготавливать все необходимые материалы, документы и предоставлять руководителю);
·        Обеспечивать наличие в достаточном количестве питьевой воды, средств гигиены, и иных предметов по запросу руководителя;
Вести делопроизводство:
·        Осуществлять сбор, оформление, регистрацию документов;
·        Вести протоколы совещаний по установленной форме. По окончанию совещания, в кратчайшие сроки отправлять протоколы участникам, получая подтверждения, при необходимости корректировать формулировки задач без потери смысловой нагрузки;
·        Координировать работу между сотрудниками, находящимися в прямом подчинении у руководителя. Своевременного передавать информацию, быть на связи, оказывать содействие;
·        Принимать гостей и посетителей. Создавать благоприятную атмосферу, проявлять заботу, предлагать разместить вещи, чай или кофе, сопровождать гостей;
·        Организовывать командировки, встречи руководителя (бронирование билетов, разработка маршрута, бронирование отелей, планирование и организация мероприятий);
·        Осуществлять своевременный заказ канцелярии, бытовой химии при необходимости совершать разнохарактерные покупки по запросу;
·        Составлять маршрут водителя на день с указаниями адресов и времени. Предоставлять для ознакомления водителю заблаговременно (вечером предыдущего дня);
·        Оформлять пропуск на машину и водителя (при наличии парковки/въезда на территорию);
·        Координировать работу водителя в течение смены, сообщать об изменении маршрута/поручений и пр.
Вести блок задач family-office:
·        Выполнять личные поручения руководителя;
·        Подбор и заказ различных товаров;
·        Бронирование билетов и гостиниц, организация трансфера для руководителя;

Владение языками : Русский - Родной