Руководитель аппарата / Chief of Staff с функциями PA в Московской области

Вакансия.№ : 24648

Тип позиции : Личный ассистент

Описание : Работодатель приглашает Руководителя аппарата для создания и управления системой, которая обеспечит бесперебойную работу всех личных, деловых и инфраструктурных процессов. Основная задача — не выполнять все функции лично, а выстроить эффективную систему, в которой задачи решаются своевременно и качественно, с минимальным вовлечением собственника в операционные вопросы.
Руководить предстоит командой до 10 человек.

Условия:
• Оформление по ГПХ.
• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней.
• Оплачиваемые больничные.

Требования : • Опыт работы Chief of Staff, руководителем аппарата, руководителем Family Office, руководителем проектов или «правой рукой» собственника.
- Предпочтительные сферы: Family Office, Private banking, Аппарат первых лиц крупных компаний, Инвестиционные компании, Юридические компании, Управление проектами собственников бизнеса.
• Высшее образование (предпочтительно экономическое, юридическое, управленческое).
• Опыт взаимодействия с первыми лицами компаний.
• Высокий интеллект, системное мышление, самостоятельность.
• Способность принимать решения и управлять людьми, подрядчиками и проектами.
• Высокий уровень ответственности, эмоциональная устойчивость, дипломатичность, конфиденциальность.
• Гражданство РФ.
• Английский язык: желателен уровень Intermediate и выше (преимущество при наличии сильного релевантного опыта).
• Водительские права (наличие авто, бензин оплачивается).

Обязанности : Зоны ответственности:
• Личный аппарат собственника: календарь, встречи, поручения, поездки, коммуникации, контроль исполнения задач.
• Проекты: постановка задач, контроль сроков, бюджетов, дорожных карт, подрядчиков, отчётность.
• Family Office и бытовая инфраструктура: управление домашним персоналом, координация подрядчиков, контроль бытовой инфраструктуры, внедрение стандартов и регламентов.
• Нетворкинг и коммуникации: ведение базы контактов, подготовка встреч, сопровождение переговоров, сбор и подготовка информации.
• Здоровье и ресурс собственника: координация врачей, обследований, тренировок, восстановительных мероприятий.
• Финансово-организационная функция: организация договорной работы, контроль платежей, взаимодействие с операционным офисом, ведение финансового документооборота, контроль бюджета, ведение финансового календаря.

Ключевые задачи на 0–3 месяца:
• Полное погружение в текущую систему жизни и деятельности собственника.
• Аудит существующих процессов, подрядчиков, проектов и персонала.
• Наведение порядка в календаре, поручениях и коммуникациях.
• Создание единой системы контроля задач, проектов и исполнителей.
• Координация подрядчиков и ключевых сотрудников.
• Структурирование входящих задач и поручений.
• Формирование первичных регламентов и стандартов.

На 3–12 месяцев:
• Построение аппарата собственника.
• Определение необходимых ролей и зон ответственности.
• Формирование структуры Family Office.
• Участие в подборе и адаптации необходимых сотрудников.
• Внедрение системы отчётности и контроля.
• Передача части функций профильным специалистам и подрядчикам.

Владение языками : []